Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund Nord
Dato: 24.05.2022
Tilstede
| Ole | OVO |
| Christian | CT |
| Qi | QI |
Referent: OVO
Mødeleder: OVO
Dagsorden:
- Valg af referent
- Godkendelse/revision af dagsorden
- Godkendelse af sidste mødes referat
- Konstituering og rollefordeling i bestyrelsen
- Evaluering og opsamling på netop overstået generalforsamling
- Hjælpere/supportere i alle 3 blokke
- Esbens forslag vedrørende græs på kommunens stykke jord på Bagsværd Hovedgade
- Status på 5 års gennemsyn
- Bytur for bestyrelsen
- Eventuelt
- Næste møde
Referat:
| Punkt | Sagen kort – Beslutninger | INIT | |
| 1. | Valg af referent | OVO | |
| 2. | Godkendelse/revision af dagsorden | Godkendt | |
| 3. | Godkendelse af sidste mødes referat | Godkendt – JA skal uploade til hjemmesiden | JA |
| 4. | Konstituering + Rollefordeling af bestyrelsen | ||
| 4.1 | Formand | Formanden skal konstitueres Ole blev valgt | OVO |
| 4.2 | Mødefrekvens | Hvor ofte skal vi have faste bestyrelsesmøder? 1 gang i kvartalet tilstræbes på sigt, men foreløbig satser vi på ca. hver anden måned. Ole indkalder til møder om onsdagen. | Alle |
| 4.3 | Hvem indkalder | Ole indkalder | OVO |
| 4.4 | Referentrollen | Ole til at begynde med | OVO |
| 4.5 | Upload af referater til hjemmesiden | Jacob | JA |
| 4.6 | Servicering af vores website | Jacob | JA |
| 4.7 | Procedure vedr. godkendelse af faktura | Den person som har bestilt ydelsen, godkender først | |
| 4.8 | Daglig kontakt med håndværkere og opfølgning på service-kontrakter | Ole (primært) Qi | OVO + QI |
| 4.9 | Ejerskab for opfølgning af Plan 1’s vedligeholdelses plan | Qi har ejerskabet Qi sender password til CT | QI |
| 5. | Evaluering og opsamling på netop overstået generalforsamling | Var lokalet ok? Er det nødvendigt at sende bestyrelsen beretning ud? Lokalet på Bakkegården er ok, men der skal være en anden bordopstilling, hvis projektor skal anvendes. Ej nødvendigt med særskilt beretning fra bestyrelsen, fordi Adm.dk laver et flot referat. | |
| 6. | Hjælpere/supportere i alle tre blokke | Instruktion til andre end bestyrelsesmedlemmer ang. genstart af stoppede installationer, hvis bestyrelsen ikke træffes Indkaldelse af relevante personer som kan træde til | OVO |
| 7. | Esbens forslag vedrørende græs på kommunens stykke jord på Bagsværd hovedgade | Hej bestyrelse Efter at have set på vores grønne folk gå og hakke lidt i græs og ukrudt i bedene ud mod Bagsværdhovedgade, hvor man stort set ikke kunne se de havde været der efterfølgende, så har jeg et forslag om at så græs på alle arealer fra bøgehækken og ud til kantstenen dvs. også kommunens halve meter. Det vil se kønnere ud og være lettere og hurtigere at holde da det bare skal slås. Derudover vil det måske også virke bedre overfor hunde da gruset er blevet til et stort hundetoilet. Bestyrelsen synes det er en god ide. Haveudvalget er med på ideen. Vi informerer grundejerforeningen og igangsætter projektet | QI |
| 8. | Status på ”5 års gennemsyn” | HP kommer i næste uge og ordner kabler i jord. Hvad skal vi gøre? Ole har til dette møde fremsendt beboernes henvendelser (samlet i et regneark) for at høre om nogen har nogle kommentarer Vi skal informere beboerne at biler skal flyttes når HP skal opgrave kælderen. Regnearket skal sendes til kvalitetschef Jacob Kilt fra HP | OVO |
| 9. | Socialt arrangement for bestyrelsen | For at ryste bestyrelsen mere sammen, har vi længe talt om at gå ud og spise en middag sammen. Datoen for arrangementet fastsættes til 26. august 2022 | OVO |
| 10. | Eventuelt | Dialogmøde med Botilbuddet på Granvej Ole har haft et positivt dialogmøde med botilbuddet. | |
| 11. | Næste møde | 5. juli kl. 19.00 |