Bestyrelsesmøde 7 December 2021

2022-04-02

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 07.12.2021 – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Andreas GlenvigAG
Jacob AndersenJA

Referent: LA
Mødeleder: OVO

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Godkendelse/revision af dagsorden
  3. Godkendelse af sidste mødes referat
  4. Beboerforslag: Nej tak skilte (rygning) i elevatorer, opgange mv.
  5. Status på strategien frem til 5 års gennemgangen
  6. Drifts- og vedligeholdelsesplan
  7. Eventuelt
  8. Næste møde

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.Valg af referent LALA 
2.Godkendelse/revision af dagsordenGodkendt
3.Godkendelse af sidste mødes referatGodkendt 
4.Beboerforslag: Nej tak skilte (rygning) i elevatorer, opgange mv.Har aftalt med beboeren at vi kan bringe et indlæg om problemstillingen i vores næste nyhedsbrev.
Hvis dette ikke hjælper, kan bestyrelsen forsøge med personlige henvendelse
5.Status på strategien frem til 5 års gennemgangenNotat udarbejdet af Rambøll – notatet omhandler:
Utæt kælderkonstruktion – forlængelse af garantiperioden til 10 år
El – kabler i terræn – kræver at installationen bringes i lovlig stand
Udvendige lysarmaturer – forlængelse af garantiperioden til10 år 
Samlet udført dokumentation – fremsend det som mangler

Notat sendt til Calum som sender det videre til HP Byg – Svar fra HP-byg:
Afventende – tror ikke at der er et reelt problem – inspektion d.d. med HP
HP vender tilbage med svar
HP vender tilbage med svar
HP mener at de har afleveret D&V

OVO spørger vores advokat om det ikke er rimeligt at rykke Calum for svar.

Angående kabler i terræn. Det lader til at kablernes nedlægningsdybde ikke lever op til standarder (se Rambøls notat). Derfor ønsker bestyrelsen at få det udbedret.

Vi holder et kort bestyrelsesmøde om ca 14 dage, hvor vi følger op på dette punkt.
6.Drifts- og vedligeholdelsesplanVi gennemgår eftersynsaktiviteterne en hverdagsaften i januar.
Bestyrelsen opdeler aktiviteterne i: serviceaftale, hvad bestyrelsen selv kan tjekke og hvad fagfolk skal tjekke. Bestyrelsen efterser punkterne en dag i ugerne efter.
7.Eventuelt
8.Næste mødeDet fastlægges senere

Bestyrelsesmøde 21 September 2021

2022-04-02

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 21.09.2021 – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Andreas GlenvigAG
Jacob AndersenJA

Referent: LA
Mødeleder: OVO

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Godkendelse/revision af dagsorden
  3. Godkendelse af sidste mødes referat
  4. Hvilken strategi skal vi følge i forbindelse med 5 års gennemgangen sammen med Calum til maj/juni 2022?
  5. Tilbud fra Malerfirmaet Eskildsen A/S vedrørende reparationer på trappeopgangene
  6. Eventuelt
  7. Næste møde

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.Valg af referent LALA 
2.Godkendelse/revision af dagsordenGodkendt
3.Godkendelse af sidste mødes referatGodkendt 
4.Hvilken strategi skal vi følge i forbindelse med 5 års gennemgangen sammen med Calum til maj/juni 2022?OVO har lavet en liste over mangler.

Vi vil gerne rådføre os med en advokat angående hvilke muligheder vi har for at få Calum og HP Byg til at udbedre (eller kompensere for) de mangler, der er på bygningen.

QI + OVO: Find de ikke-udbedre mangler fra den tekniske gennemgang af “Plan 1” og tilføj dem til listen over mangler, der skal gennemgås med advokaten.

AG følger op på om DEAS kan gøre noget til 5 årsgennemgangen.
QI, OVO, AG
5.Tilbud fra Malerfirmaet Eskildsen A/S vedrørende reparationer på trappeopgangeneNogle vægge har huller/mærker. Der har været en maler og lavet punktreperationer af vægskader. Reperationen ser fin ud. 

Vi vil gerne have at maleren reparer resterende vægge med huller.
6.Eventuelt1. Vedligeholdelsesplan
Vi vil gerne holde et bestyrelsesmøde om vedligeholdelsesplan.

2. Haveudvalg
4 personer har meldt sig. Der holdes et møde d. 28/9. Overvej at udskift de to kirsebærtræet ud for blok 3 evt også blok 2. Det er bedst at plante træer om efteråret

3. Ladestandere i kælderen
Det er Samejets (p-plads) bestyrelse der undersøger mulighed for ladestandere.

4. Bestyrelsesmiddag
Bestyrelses + beboere der hjælper til i bygningen.
OVO arrangerer

5. Bestyrelsesmøder generelt
Ca. hver 2.-3. måned eller efter behov.
7.Næste mødeSlut oktober start november afholdes møde angående vedligeholdelsesplanen.
Alle i bestyrelsen som deltager har været inde og skabe sig overblik over vedligeholdelsesplanen forud for mødet

Bestyrelsesmøde 22 Juni 2021

2021-07-11

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 22.06.2021 – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Andreas GlenvigAG
Jacob AndersenJA

Referent: LA
Mødeleder: OVO

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Godkendelse/revision af dagsorden
  3. Godkendelse af sidste mødes referat
  4. Evaluering af Samejets netop overstået skriftlig generalforsamling
  5. Køb af Parkeringspladser af Calum
  6. Orientering af telefonisk møde med Jesper Korsbæk vedrørende 5 års gennemgang af ejendommen
  7. Skal vi igangsætte maler- reparationer af opgange i sommerferien?
  8. Skal vi have et have/forskønnelsesudvalg?
  9. Eventuelt
  10. Næste møde

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.Valg af referent LALA 
2.Godkendelse/revision af dagsordenGodkendt
3.Godkendelse af sidste mødes referatGodkendt 
4.Evaluering af Samejets netop overstået skriftlig generalforsamlingTil orientering: Administration af Samejet er blevet lagt over til Administration DK.
5.Køb af Parkeringspladser af CalumOVO har snakket med Jesper Korsbæk om mulighed for køb af de resterende 5 p-pladser.

Vi kan ikke bruge p-pladser til cykler/haveredskaber, da man kun må have biler der. Det er Samejet som kan ændre sådanne regler.

Vi beslutter pt ikke at købe nogle p-pladser.
6.Orientering af telefonisk møde med Jesper Korsbæk vedrørende 5 års gennemgang af ejendommenVi kan orientere Calum om fejl og så tager de det op med HP.
7.Skal vi igangsætte maler- reparationer af opgange i sommerferien?Lappe defekter på gulve.

OVO tager kontakt til maler angående gulvene.
OVO
8.Skal vi have et have/forskønnelsesudvalg?Et udvalg til at lave en plan for hvad vi gerne vil have lavet omkring blokkene. Det er grundejerforeningen, der skal godkende og betale for planter.

LA skriver mail til beboere. Kontakt June for at sende ud til alle beboere. Evt. også FB. Sørg for at folk i blok 3 også får muligheden.
LA
9.EventueltHP har udleveret noget dokumentation om bygningerne til OVO. 
10.Næste mødeVi holder næste møde i slut august.

Bestyrelsesmøde 10 Maj 2021

2021-06-15

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 10.05.2021 – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Jacob AndersenJA

Referent: LA
Mødeleder: OVO

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Evaluering af netop afviklede skriftlige generalforsamling
  3. Godkendelse/revision af dagsorden
  4. Godkendelse af sidste mødes referat – status/opfølgning på
    1. Nøglebrik problematik
    2. Infomateriale til skraldeproblematik
    3. Gurglelyde i vaske grundet manglende ventil
    4. Status på udendørslamper
    5. Status på ventilationsanlægget
    6. Hvordan går det med hjemmesiden
    7. Dørpumper til vores hoveddøre
  5. Drift og vedligeholdelses plan. Rapport fra Plan 1 – Bør vi iværksætte noget vedligeholdelse?
  6. SP Ejendomsservice – Har vi den rigtige aftale?
  7. Drift og vedligeholdelsesplaner for vores fællesinstallationer
  8. Strategi frem til 5 års gennemgang – er det en god ide med en Rambøll rapport?
  9. Samejet – kan vi overtage P kælderen i vores forening – hvilke problemstillinger står vi overfor?
  10. Eventuelt
  11. Næste møde

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.    Valg af referent LALA 
2.Evaluering af netop afviklede skriftlige generalforsamlingOVO er konstitueret som formand. QI, AG og LA er i bestyrelsen. JA er suppleant.

Vores forslag til vedtægtsændringer er godkendt.
3.    Godkendelse/revision af dagsordenJa. Vi har flyttet punkt 4 op til punkt 2.Alle 
4.    Godkendelse af sidste mødes referatGodkendtAlle 
3.1.  Nøglebrik problematikQI hører Lene adQI
3.2.Information til skraldeproblematikQI har sendt info til AGQI
3.3.Guglelyde i vaske grundet manglende ventilDet er klaret hos den beboer, der henvendte sig.OVO
3.4.Status på udendørs-lamperDKL har skiftet nogle af lamperne på nedkørselslamperne. OVO har købt ekstra lamper som QI lægger i sit kælderrum.OVO/QI
3.5.Status på ventilationsanlæggetTilbud indhentet fra Thomas Lund.OVO
3.6.Hvordan går det med hjemmesidenQI holder os opdateretQI
3.7.Dørpumper til hoveddøreDer er indhentet tilbud. Det er en speciel tyk dør vi har, så det er dyrere end forventet. 125.000 kr pr dør.QI
4.Drift og vedligeholdelsesplan. Rapport fra plan 1 – Bør vi iværksætte noget vedligeholdelse?QI giver OVO, JA, AG og LA adgang til vedligeholdelsesplanen.

Vi gennemgår de nødvendige punkter på planen på næste bestyrelsesmøde.

QI undersøger om man kan “afkrydse” udført eftersyn, på den online aktivitetsplan.
QI
6.SP ejendomsservice – Har vi den rigtige aftale?Ingen henvendelser fra beboere. OVO
7.Drift og vedligeholdelsesplaner for vores fællesinstallationer ift. BR15 Vi mangler det stadig på vvs og el. OVO har undersøgt at i BR 15 står der at der bør være dokumentation på vvs og el. OVO går videre med sagen.OVO
8.Strategi frem til 5 års gennemgang – er det en god ide med en Rambøll rapport?Hvad kan vi gøre ved de mangler vi ser? Kan vi nå at skabe incitament hos Calum til at pointere manglerne? OVO hører Rambøll ad angående det
 
Vi vil gerne have en rådgiver med ved fem årsgennemgang.
 
Til 5 årsgennemgang kan man ikke pointere de mangler som var tilstede ved tidligere gennemgange såsom overtagelse og 1 årsgennemgang.
 
Dokumenter angående 1 års gennemgang kan findes i bestyrelsens mailboks i den tilsvarende folder.
OVO
9.Samejet – kan vi overtage P kælderen i vores forening – hvilke problemstillinger står vi overfor?Nej, vi kan ikke overtage p kælderen i vores forening.
–       Calum ejer stadig nogle p pladser
–       Rækkehusene har forkøbsret.
P-kælderen er sin egen ejendom med 70+ ejere.
10.Eventuelt
NøglebrikkerLene kan kode brikkerne. 

QI fortæller Lene at hun kan sende en mail til adm dk om at de skal sende en faktura til beboeren der har bestilt en nøglebrik.
QI
LamperHvem er ansvarlig for at vedligeholde lamperne på folks terrasse/altan? Spørg Admin DKLA
VentilationsanlæggetOVO hører beboeren med de lukkede ventilation ad om hun vil lukke dem op eller holde dem lukkede. Vi arbejder på at få reguleret ventilationssystemet i den blok. OVO
Fjernbetjening af kælderportenKontrol af priser og leverandørQI
11.Næste møde

Bestyrelsesmøde 23 Marts 2021

2021-06-15

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 23.03.2021 – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Andreas GlenvigAG
Jacob AndersenJA

Referent: LA
Mødeleder: OVO

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Godkendelse/revision af dagsorden
  3. Godkendelse af sidste mødes referat – status på
    1. Nøglebrik problematik
    2. Infomateriale til skraldeproblematik
    3. Gurglelyde i vaske grundet manglende ventil
    4. Status på udendørslamper
    5. Status på ventilationsanlægget
    6. Hvordan går det med hjemmesiden
    7. Dørpumper til vores hoveddøre
  4. Kommende skriftlig generalforsamling
  5. Drift og vedligeholdelses plan. Rapport fra Plan 1 – Bør vi iværksætte noget vedligeholdelse?
  6. SP Ejendomsservice – Har vi den rigtige aftale?
  7. Eventuelt
  8. Næste møde

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.    Valg af referent LALA 
2.    Godkendelse/revision af dagsordenGodkendtAlle 
3.    Godkendelse af sidste mødes referatGodkendtAlle 
3.1.  Nøglebrik problematikQI hører Lene adQI
3.2.Information til skraldeproblematikQI har sendt info til AGQI
3.3.Guglelyde i vaske grundet manglende ventilDet gurgler stadig. Vi tager fat i VVS og får ordnet det.OVO
3.4.Status på udendørs-lamperLamperne der er defekte bliver fikset i næste uge. OVO
3.5.Status på ventilationsanlæggetDet kræver noget mere at justere ventilationssystemet. Der skal indhentes et tilbud på at justere det. OVO
3.6.Hvordan går det med hjemmesidenQI snakker med grundejerforeningen om at lægge tingene fra bagsvaerdlund-nord.dk et sted på bagsvaerdlund.dkQI
3.7.Dørpumper til hoveddøreQI har efterspurgt et tilbudQI
4.Kommende skriftlig generalforsamlingBesluttet at den afholdes skriftligtAlle
4.1.Skal bestyrelsens beretning udsendes med indkaldelsen?Ja, bestyrelsens beretning skal udsendes med indkaldelsen

QI sørger for at alle beboere får at vide at de kan komme med forslag indtil ultimo marts. Forslag sendes til bestyrelsesmailen og ADM DK.
OVO/QI
4.2.Hvor skal beboerne aflevere deres stemmeseddel, hvis ikke de har en Email OVOs postkasse – skriv det på nederst på stemmesedlen.
Spørgsmål til bestyrelsen kan stilles på bestyrelses-emailen.
OVO spørger Per om han genopstiller.
OVO
4.3.Vedtægtsændring vedrørende valg til bestyrelsen. Som det er nu, skal der vælges en fra hver blok. Ved vedtægtsændring skal der være ¾ af de fremmødte der skal stemme for vedtægtsændringen. Vedtægterne trænger generelt set til en stor revidering. Ved hver vedtægtsændring skal vedtægterne tinglysesDer foreslås en vedtægtsændring angående bestyrelsessammensætning.Alle
5.Drift og vedligeholdelsesplan. Rapport fra plan 1 – Bør vi iværksætte noget vedligeholdelse?QI sørger for at den nuværende bestyrelse får adgang til vedligeholdelsesplanen inden næste bestyrelsesmøde. Så kan vi vende det igen der.QI
6.SP ejendomsservice – Har vi den rigtige aftale?Det er et firma hyret af grundejerforeningen, der holder området pænt udenfor/rundt om ejendom. Dette firma er ikke SP. Affaldsoprydning er også håndteret af firmaet hyret af grundejerforeningen.

Saltning er stadig SP.

OVO kontakter beboere om at få på skrift hvad, de ønsker at inkludere i serviceaftalen. De skal skrive til foreningens mail.
OVO
7.EventueltQI skriver til admin dk at de skal sende en mail start april til beboer om forslag til generalforsamlingenQI
8.Næste møde

Bestyrelsesmøde 10 Februar 2021

2021-06-15

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 10.02.2021 – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Andreas GlenvigAG
Jacob AndersenJA

Referent: LA
Mødeleder: OVO

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Godkendelse/revision af dagsorden
  3. Godkendelse af sidste mødes referat
  4. Hvordan kommer vi videre med nøglebrikker problematikken?
  5. Status på husorden blok 3 – AG
    Handleplan for uorden ved skraldespande for enden af blok 3
  6. Status på gurglelyde i vask hos beboer i blok 3 – OVO
  7. Status på udendørslampe – KM-el – OVO
    DK-EL ved Daniel vil besigtige
  8. Status på SP gartnerarbejde ifbm. Døde hækplanter – Qi
  9. Status på Elevatorproblematikker i blok 3 – OVO
  10. Status på ventilationsanlægget – klager fra beboer blok 1
  11. Status på Økonomi – Qi
  12. Afkalkning af vandvarmer + service på fjernevarme
  13. Eventuelt

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.    Valg af referent LALA 
2.    Godkendelse/revision af dagsordenGodkendtAlle 
3.    Godkendelse af sidste mødes referatGodkendtAlle 
4.    Hvordan kommer vi videre med nøglebrikker problematikken?QI
5.    Status på husorden blok 3 + Handleplan for uorden ved skraldespande for enden af blok 3Gør folk opmærksomme på at man kan bruge de andre affaldsområder.
QI finder materiale fra grundejerforeningen angående skrald.
LA kigger på om der er noget der skal tilføjes til materialet. Materialet sendes til AG.
 QI
6.    Status på gurglelyde i vask hos beboer i blok 3 +1Der mangler en overtryksventil på toppen. Men vi mangler også dokumentation for systemet. Vi går videre med at få installeret overtryksventiler.OVO
7.    Status på udendørslampe – KM-el + DK-EL: Daniel vil besigtigeLamperne ved rampen bliver efterset af DK-EL fordi der er trængt fugt ind i dem.OVO 
8.Status på SP gartner-arbejde ifbm. døde hækplanterDe er plantet og betaltQI
9.Status på Elevator-problematikker i blok 3Elevatoren går nogle gange i stå, men genstart kan tænde den. Schindler har fået besked om at kun SP Ejendomsservice, LA, QI, OVO og JA må bestille reparationer.
OVO holder tæt kontakt med Schindler.
OVO
10.Status på ventilations-anlægget – klager fra beboer blok 1OVO får tilbud på at få sat røgfilter op.
OVO får tilsendt materiale omkring at man ikke må lukke sine udluftning.
Man kan ikke få ekstra fugtighed i vores system.
Før vi evt. går videre med at købe røgfiltre og betaler for at få lavet materiale om udluftning, skal vi finde ud af hvorfor der lugter af røg/petroleum. Spørg overbo og underbo om det også lugter .
OVO
11.Status på ØkonomiØkonomien er godQI
12.Afkalkning af vandvarmer + justering på fjernevarmeOVO går videre med vurdering og regulering af fjernvarme.OVO
13.Eventuelt
Næste mødeLA laver en doodleLA
Forsikringssag om selvrisiko OVO tager en snak om det med ADM DKOVO
HjemmesideQI spørger grundejerforeningen om vores hjemmeside kan hostes samme sted som grundejerforeningen?QI
Programmering af nøglerQI snakker med Lene om oplæring og indkøb af passende computer til formåletQI
DørpumperOVO spørger Karsten om tre dørpumper med motor, der åbner døren inkl installation.OVO

Bestyrelsesmøde 10 November 2020

2021-02-11

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 10.11.2020 hos JA – kl. 19.00

Tilstede                                                     

Ole Verner OlsenOVO
Laura AndersenLA
Qi HuQI
Andreas GlenvigAG
Jacob AndersenJA
Karsten Rye fra grundejerforeningen

Referent: LA
Mødeleder: OVO/QI

Dagsorden:

  1. Valg af referent
  2. Godkendelse/revision af dagsorden
  3. Godkendelse af sidste mødes referat
  4. Aftale med VVS-firma
  5. Elevator i blok 3
  6. Stropper til nyplantede træer
  7. Pullerter imellem blokkene
  8. Eventuelt

Referat:

 PunktSagen kort – Beslutninger INIT
1.    Valg af referent LALA 
2.    Godkendelse/revision af dagsordenJa.Alle 
3.    Godkendelse af sidste mødes referatOpfølgning på temaer fra sidste møde: 
Udtræk fra nøglesystemet
QI har en udprintet liste, som han giver til Lene Thrysøe. 
Blok 3 og husorden
Dokumentation for at man ikke må afskærme terrassen: §21 stk. 3 i grundejerforeningen vedtægter som kan findes på Bagsvaerdlund.com under generalforsamlinger http://www.bagsvaerdlund.com/wp-content/uploads/2017/10/2.3.11-Servitut-15-15.07.2016.pdf 

Karsten Mortensen – lampe på rampe
Det har været en person ude, der har konstateret at lampen er rusten, så lampen skal skiftet. Rusten skyldes at tætningen ikke var tæt. Karsten Mortensen laver en beskrivelse af hvad der er galt, så OVO kan sende det til Calum. 
Status på port – kreditnota
Alt er fint nu. Den er repareret og vi har kun skulle betale for at den blev repareret 1 gang. 
Status på beplantning foran blok 2
Der er blevet lavet aftale om at få sat nye planter og jordforbedring. ca. 10.000 QI følger op. Generalforsamling – Adm. DK
Administration Danmark er kontaktet. Man kan godt holde virtuelt men det kan være problematisk at skulle stemme uden fysisk at være tilstede. Vi venter og ser når d. 26. april 2021 nærmer sig. 
Bagsværdlunds hjemmeside – redigeringsret mm.
Ja, JA har adgang til at kunne redigerer hjemmesiden.
Mangelliste til Calum
Der laves en liste i google drev, som vi løbende tilføjer i.
Alle 
4.    Aftale med VVS-firmaOVO har haft dialog med Petersen og Olsen A/S, Lerhøj 22 mhp. fremtidig Servicering og vedligehold af VVS og kloakinstallationer.Aktuel sag skyldes en beboer i blok 3, som har klaget over gurglelyde fra køkkenvask. Beboers egen VVS-installatør har meddelt at faldstammerne skal spules.

OVO kontakter VVS firmaet og ser på det sammen.
OVO
5.    Elevator i blok 3Bliver lavet 16. nov. – 19. nov
QI skriver til DEAS at de skal kommunikere det ud til beboere.
 QI
6.    Stropper til nyplantede træerKarsten Rye sætter dem op. QI
7.    Pullerter imellem blokkeneJa, tak. Det tages op i Bagsværdlund grundejerforening. QI

Bestyrelsesmødereferat 14/9 2020

2020-10-26

Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 14.09.2020 hos OVO kl. 19.30

Tilstede Afbud

Ole Verner Olsen OVO

Laura Andersen LA

Qi Hu QI

Andreas Glenvig AG

Per Bennich PB (Suppleant)

Thomass Christensen TC (Forh. form.)

Jacob Andersen JA (Suppleant)

Referent: OVO Mødeleder: OVO/QI

Dagsorden:

1.

2. Valg af referent

3. Mødeformer/rammer for bestyrelsesarbejdet

4. Godkendelse af referat fra sidste møde

5. Godkendelse af dagsorden

6. Konstituering af bestyrelsen

7. Præsentationsrunde – forventningsafstemning

8. Aktuelle sager

9. Hvordan kommunikerer vi

10. Frivillige – kender vi nogle?

11. Næste møde


PunktSagen kort – BeslutningerINIT
1.Valg af referentOVO påtager sig rollenOVO
2.Mødeformer/rammer for bestyrelsesarbejdeBestyrelsesmøde 1 gang om måneden – til at begynde med. Intern kommunikation bestyrelsen imellem foregår via private mailadresser. Andre eksterne platforme afprøves i den kommende tid. Der skrives referat ved bestyrelsesmøder. Referatet Uploades på https://www.administrationdanmark.dk/Alle
3.Godkendelse af referat fra sidste mødeIngen (udover Qi) har p.t. set det. Jakob læser op referatet – Alle kan godkende referatet med følgende kommentarer: Qi følger op på problemer med elevatoren i blok 3 OVO følger op på fugt i kælderen sammen med HPOI   OVO
4.Godkendelse af dagsordenDagsorden godkendtAlle
5.Konstituering af bestyrelsenOVO er formand. Foreningens vedtægter kræver ikke yderligere konstituering
6.Kort præsentationsrunde. Kompetencer, tid og forventningsafstemningAlle præsenterede sig selv vedrørende faglige kompetencer, engagement i bestyrelsesarbejde samt et estimat på, hvor megen tid man forventer at bruge.Alle
7.Aktuelle sager ved QIQi og OVO har i fællesskab udarbejdet en liste med løbende sager. Listen blev hurtigt gennemgået. Listen vil løbende blive opdateret.Alle
8.Hvordan kommunikerer viIndtil videre – via mail Laura vil undersøge andre mulighederLA
9.Hvordan kan vi bruge frivilligeBestyrelsen vil løbende holde sig orienteret om der er beboere som kan bidrage med noget til gavn for foreningen. Nøgleansvarlig Lene Thrysøe, vil gerne påtage sig arbejdet med udlevering af nøgler, brikker samt navneskilte ved hoveddør og døre til hver enkelt lejlighed. Hele området skal organiseres og struktureres på en digital form. Lene kan på næste møde fremlægge eller sende et oplægOVO Lene
10.Næste mødetirsdag den 13. oktober – ovo indkalder
Administration Danmark   Gammelsø 4    5000 Odense C    Tlf. 70 20 59 57    Mail: adm@admdk.dk www.administrationdanmark.dk

Bestyrelsesmøde 3 Juni 2020

2020-06-28

Deltagere: Thomass christensen, Ulla Thorsen, Ole Olsen, Andreas, Qi Hu, Esben

· Den skriftlige generalforsamling:

o  Der er ingen indvendinger fra nogle beboere derfor var den gældende

o  Thomass arbejder på formandsberetning

o  Qi sender svar tilbage til Admin DK når beregningen er færdigt, så referatet af generalforsamlingen kan 

blive sendt ud sammen med beretningen

· Der er et meget stort behov for at få flere bestyrelsesmedlemmer da både Thomass og Esben udtræder bestyrelsen d. 3. juni 2020

o  Andreas kontakter Admin DK omkring muligheden for en vedtægtsændring. Specifik den der omhandler, at der kun må være et bestyrelsesmedlem fra hver blok, for derved at få flere i bestyrelsen. 

o  Andreas kontakter Admin dk og forklar hvorfor suppleant fra Sybo ikke kan være bestyrelsesmedlem pga. vedtægten

o  Ulla undersøger hvordan vi kan få afholdt en extraordinært generalforsamlingen uden Admin DK’s hjælp hurtigst mulig for at kunne vælge flere bestyrelsesmedlemmer.

o Qi sender en mail ud til alle for at forespørge om der er nogen der er interesseret i at deltage i bestyrelsen.

·  QH og Andreas skal skrive under på data revision elektronisk, QH vil sende det til Admin DK

·  Bestyrelsen accepterer tilbud fra Schindler for reparation af elevator i blok 3 så vi undgå fremtidige extra service regning. Bestyrelsen arbejder videre på det er muligt at søge godtgørelse hos HP-Byg.

·       Navneskilt ved de enkelte beboere kan være låst med en lille pinol, men det er ikke hos alle. Denne kan bestilles hos Smedeland 38 DK-2600 Glostrup Tel: +45 4484 0330

· Thomas kontakter HP angående sagen i kælderen og inddrager Ulla i denne case, da Thomass ikke længere har mandat til at køre sagen alene. 

· Thomass overdrager viden til Ole mht. sagen.

Bestyrelsesmøde 25/3 2020

2020-04-05

Deltagelse: Andreas Glenvig, Qi Hu, Esben Rosenberg, Ulla Thorsen og Thomass Ryander Christensen

Afbud: Ingen afbud

Agenda: Gennemgang af referat fra sidst
Generalforsamling
Evt.
Bestyrelsesmøde

Gennemgang af referat fra sidst:

  1. Ulla køber 6 stk. kantbeskyttere til vægge i stueniveau i blok 1,2 og 3 og får dem limet fast.
    • Projektejer: Ulla
    • Handling: Ulla følger op på processen

  2. Ulla undersøger placering af dørstoppere (måske i top af dør i stedet for gulv som nu) og udgifter til nye dørstoppere nærmere
    • Projektejer: Ulla
    • Handling: Ulla følger op
  3. 2 parkeringspladsnumre i P-kælder er faldet ned. Sættes op igen.
    • Projektejer: Ulla
    • Handling: Ulla følger op
  4. Forslag: 1 dag om året kunne både rækkehuse og lejligheder (også lejere i blok 3) deltage i vedligehold af udearealer
    • Projektejer: Qi
    • Handling: Vi kommer til at skyde arbejdsdagen til efter sommerferien grundet corona virussen
  5. Udbedring af vandindtrængning gennem vægge i P-kælder
    • Projektejer: Thomass
    • Handling: Der er stadig 6 områder i p-kælderen som HP Byg skal udbedre før end at der bliver malet i både kælderen og opgangene (tape og reparation af opgangen i blok 2). HP Byg sender håndværkere ud for at tætne i kælderen.
  6. Elektronisk døråbner – Qi er i gang med at finde en ny låsesmed i stedet for den eksisterende.
    • Projektejer: Qi
    • Handling: Den nuværende låsesmed er blevet sygemeldt og har nu lukket virksomheden grundet virussen. Qi har løbende opfølgning.
  7. Ulla indsamler elregninger fra administrationsselskab for at få ekstern assistance til at vurdere vores samlede elforbrug
    • Projektejer: Ulla
    • Handling: Ulla følger op
  8. Turnusordning til svar på indkomne mails i vores ejerforenings mailbox er som følger: januar, Esben; februar, Ulla; marts, Qi; april, Ulla;
    • Projektejer: bestyrelsen
    • Mails fra maj, fastlægges med ny bestyrelse. Hvis generalforsamlingen bliver udskudt, meldes en midlertidig turnusordning ud.
  9. Gennemgang af servicebogen for bygningerne og fordelt de serviceopgaver i bestyrelsen der skal tages action på i 2020
    1. Projektejer: Qi
    2. Handling: Qi tager de opgaver som rammer i foråret og efter generalforsamling bliver opfølgningsopgaver fordelt i bestyrelsen
  10. Qi får gruppemailadresseliste fra Adm. Danmark så denne altid er opdateret.
    • Projektejer: Qi
    • Handling: Bestyrelsen skal fremadrettet bruge denne mailliste – Qi følger op
  11. Generalforsamlingen
    • Projektejer: Thomass
    • Handlinger: Generalforsamlingen kan blive rykket, der er udarbejdet et skriv som omhandler dette som bliver vedlagt mailindkaldelsen.
    • Beboerne skal være opmærksomme op at jf. §7 i vedtægterne skal bestyrelsen have forslag til generalforsamlingen senest d. 31. marts 2020.
    • Vedligeholdelsesposten i budgettet bliver hævet fra kr. 300.000 til kr. 400.000 for 2020, da vedligeholdelsesplanen (Plan1) for 2020 er budgetteret til kr. 400.000, dette bliver taget fra egenkapitalen
    • To Forslag fra sidste generalforsamling blev diskuteret og det ene: køling via ventilationssystem, arbejdes der videre med – Qi tager fat i Johannes ventilation. Ulla tager fat i beboer Per for at undersøge årlige driftsomkostninger. Obs. på at finansieringen vil ske som en engangsopkrævning og ske efter fordelingstal. Det andet forslag: Molokker til Bioaffald – punktet udgår og bliver sendt videre til grundejerforeningen, da beslutningen ligger deri.
  12. Forespørgsler
    • En ejer af en lejlighed har efterspurgt hvornår hans navn kommer op på listen i opgangen
      • Projektejer: Qi
      • Handling: Qi følger op
    • Flere ejere kan ikke skifte navneskiltet ved egen hoveddør.
      • Projektejer: Beboerne selv
      • Handling: Skiltet er sat op til man kan slide plastisk rammen til siden – hvis man ikke kan dette, kan det skyldes at der sidder skidt og snavs, prøv forsigtig at bruge en skruetrækker eller nål for at fjerne snavs og løsne plastiskrammen og derved udskifte navnet – der ligger en navneskabelon på vores hjemmeside.  
  13. Bestyrelsesmøde
    • Qi indkalder til næste bestyrelsesmøde.
Translate »