Bestyrelsesmødereferat – EF Bagsværdlund

Dato: 14.09.2020 hos OVO kl. 19.30

Tilstede Afbud

Ole Verner Olsen OVO

Laura Andersen LA

Qi Hu QI

Andreas Glenvig AG

Per Bennich PB (Suppleant)

Thomass Christensen TC (Forh. form.)

Jacob Andersen JA (Suppleant)

Referent: OVO Mødeleder: OVO/QI

Dagsorden:

1.

2. Valg af referent

3. Mødeformer/rammer for bestyrelsesarbejdet

4. Godkendelse af referat fra sidste møde

5. Godkendelse af dagsorden

6. Konstituering af bestyrelsen

7. Præsentationsrunde – forventningsafstemning

8. Aktuelle sager

9. Hvordan kommunikerer vi

10. Frivillige – kender vi nogle?

11. Næste møde

	Punkt	Sagen kort – Beslutninger	INIT
1.	Valg af referent	OVO påtager sig rollen	OVO
2.	Mødeformer/rammer for bestyrelsesarbejde	Bestyrelsesmøde 1 gang om måneden – til at begynde med. Intern kommunikation bestyrelsen imellem foregår via private mailadresser. Andre eksterne platforme afprøves i den kommende tid. Der skrives referat ved bestyrelsesmøder. Referatet Uploades på https://www.administrationdanmark.dk/	Alle
3.	Godkendelse af referat fra sidste møde	Ingen (udover Qi) har p.t. set det. Jakob læser op referatet – Alle kan godkende referatet med følgende kommentarer: Qi følger op på problemer med elevatoren i blok 3 OVO følger op på fugt i kælderen sammen med HP	OI   OVO
4.	Godkendelse af dagsorden	Dagsorden godkendt	Alle
5.	Konstituering af bestyrelsen	OVO er formand. Foreningens vedtægter kræver ikke yderligere konstituering
6.	Kort præsentationsrunde. Kompetencer, tid og forventningsafstemning	Alle præsenterede sig selv vedrørende faglige kompetencer, engagement i bestyrelsesarbejde samt et estimat på, hvor megen tid man forventer at bruge.	Alle
7.	Aktuelle sager ved QI	Qi og OVO har i fællesskab udarbejdet en liste med løbende sager. Listen blev hurtigt gennemgået. Listen vil løbende blive opdateret.	Alle
8.	Hvordan kommunikerer vi	Indtil videre – via mail Laura vil undersøge andre muligheder	LA
9.	Hvordan kan vi bruge frivillige	Bestyrelsen vil løbende holde sig orienteret om der er beboere som kan bidrage med noget til gavn for foreningen. Nøgleansvarlig Lene Thrysøe, vil gerne påtage sig arbejdet med udlevering af nøgler, brikker samt navneskilte ved hoveddør og døre til hver enkelt lejlighed. Hele området skal organiseres og struktureres på en digital form. Lene kan på næste møde fremlægge eller sende et oplæg	OVO Lene
10.	Næste møde	tirsdag den 13. oktober – ovo indkalder

Administration Danmark   Gammelsø 4    5000 Odense C    Tlf. 70 20 59 57    Mail: adm@admdk.dk www.administrationdanmark.dk

Deltagere: Thomass christensen, Ulla Thorsen, Ole Olsen, Andreas, Qi Hu, Esben

· Den skriftlige generalforsamling:

o  Der er ingen indvendinger fra nogle beboere derfor var den gældende

o  Thomass arbejder på formandsberetning

o  Qi sender svar tilbage til Admin DK når beregningen er færdigt, så referatet af generalforsamlingen kan 

blive sendt ud sammen med beretningen

· Der er et meget stort behov for at få flere bestyrelsesmedlemmer da både Thomass og Esben udtræder bestyrelsen d. 3. juni 2020

o  Andreas kontakter Admin DK omkring muligheden for en vedtægtsændring. Specifik den der omhandler, at der kun må være et bestyrelsesmedlem fra hver blok, for derved at få flere i bestyrelsen. 

o  Andreas kontakter Admin dk og forklar hvorfor suppleant fra Sybo ikke kan være bestyrelsesmedlem pga. vedtægten

o  Ulla undersøger hvordan vi kan få afholdt en extraordinært generalforsamlingen uden Admin DK’s hjælp hurtigst mulig for at kunne vælge flere bestyrelsesmedlemmer.

o Qi sender en mail ud til alle for at forespørge om der er nogen der er interesseret i at deltage i bestyrelsen.

·  QH og Andreas skal skrive under på data revision elektronisk, QH vil sende det til Admin DK

·  Bestyrelsen accepterer tilbud fra Schindler for reparation af elevator i blok 3 så vi undgå fremtidige extra service regning. Bestyrelsen arbejder videre på det er muligt at søge godtgørelse hos HP-Byg.

·       Navneskilt ved de enkelte beboere kan være låst med en lille pinol, men det er ikke hos alle. Denne kan bestilles hos Smedeland 38 DK-2600 Glostrup Tel: +45 4484 0330

· Thomas kontakter HP angående sagen i kælderen og inddrager Ulla i denne case, da Thomass ikke længere har mandat til at køre sagen alene. 

· Thomass overdrager viden til Ole mht. sagen.

Deltagelse: Andreas Glenvig, Qi Hu, Esben Rosenberg, Ulla Thorsen og Thomass Ryander Christensen

Afbud: Ingen afbud

Agenda: Gennemgang af referat fra sidst
Generalforsamling
Evt.
Bestyrelsesmøde

Gennemgang af referat fra sidst:

1. Ulla køber 6 stk. kantbeskyttere til vægge i stueniveau i blok 1,2 og 3 og får dem limet fast.
   • Projektejer: Ulla
   • Handling: Ulla følger op på processen
     
     
2. Ulla undersøger placering af dørstoppere (måske i top af dør i stedet for gulv som nu) og udgifter til nye dørstoppere nærmere
   • Projektejer: Ulla
   • Handling: Ulla følger op
     
3. 2 parkeringspladsnumre i P-kælder er faldet ned. Sættes op igen.
   • Projektejer: Ulla
   • Handling: Ulla følger op
     
4. Forslag: 1 dag om året kunne både rækkehuse og lejligheder (også lejere i blok 3) deltage i vedligehold af udearealer
   • Projektejer: Qi
   • Handling: Vi kommer til at skyde arbejdsdagen til efter sommerferien grundet corona virussen
5. Udbedring af vandindtrængning gennem vægge i P-kælder
   • Projektejer: Thomass
   • Handling: Der er stadig 6 områder i p-kælderen som HP Byg skal udbedre før end at der bliver malet i både kælderen og opgangene (tape og reparation af opgangen i blok 2). HP Byg sender håndværkere ud for at tætne i kælderen.
     
6. Elektronisk døråbner – Qi er i gang med at finde en ny låsesmed i stedet for den eksisterende.
   • Projektejer: Qi
   • Handling: Den nuværende låsesmed er blevet sygemeldt og har nu lukket virksomheden grundet virussen. Qi har løbende opfølgning.
7. Ulla indsamler elregninger fra administrationsselskab for at få ekstern assistance til at vurdere vores samlede elforbrug
   • Projektejer: Ulla
   • Handling: Ulla følger op
     
8. Turnusordning til svar på indkomne mails i vores ejerforenings mailbox er som følger: januar, Esben; februar, Ulla; marts, Qi; april, Ulla;
   • Projektejer: bestyrelsen
   • Mails fra maj, fastlægges med ny bestyrelse. Hvis generalforsamlingen bliver udskudt, meldes en midlertidig turnusordning ud.
     
9. Gennemgang af servicebogen for bygningerne og fordelt de serviceopgaver i bestyrelsen der skal tages action på i 2020
   1. Projektejer: Qi
   2. Handling: Qi tager de opgaver som rammer i foråret og efter generalforsamling bliver opfølgningsopgaver fordelt i bestyrelsen
10. Qi får gruppemailadresseliste fra Adm. Danmark så denne altid er opdateret.
    • Projektejer: Qi
    • Handling: Bestyrelsen skal fremadrettet bruge denne mailliste – Qi følger op
11. Generalforsamlingen
    • Projektejer: Thomass
    • Handlinger: Generalforsamlingen kan blive rykket, der er udarbejdet et skriv som omhandler dette som bliver vedlagt mailindkaldelsen.
    • Beboerne skal være opmærksomme op at jf. §7 i vedtægterne skal bestyrelsen have forslag til generalforsamlingen senest d. 31. marts 2020.
    • Vedligeholdelsesposten i budgettet bliver hævet fra kr. 300.000 til kr. 400.000 for 2020, da vedligeholdelsesplanen (Plan1) for 2020 er budgetteret til kr. 400.000, dette bliver taget fra egenkapitalen
    • To Forslag fra sidste generalforsamling blev diskuteret og det ene: køling via ventilationssystem, arbejdes der videre med – Qi tager fat i Johannes ventilation. Ulla tager fat i beboer Per for at undersøge årlige driftsomkostninger. Obs. på at finansieringen vil ske som en engangsopkrævning og ske efter fordelingstal. Det andet forslag: Molokker til Bioaffald – punktet udgår og bliver sendt videre til grundejerforeningen, da beslutningen ligger deri.
12. Forespørgsler
    • En ejer af en lejlighed har efterspurgt hvornår hans navn kommer op på listen i opgangen
      • Projektejer: Qi
      • Handling: Qi følger op
    • Flere ejere kan ikke skifte navneskiltet ved egen hoveddør.
      • Projektejer: Beboerne selv
      • Handling: Skiltet er sat op til man kan slide plastisk rammen til siden – hvis man ikke kan dette, kan det skyldes at der sidder skidt og snavs, prøv forsigtig at bruge en skruetrækker eller nål for at fjerne snavs og løsne plastiskrammen og derved udskifte navnet – der ligger en navneskabelon på vores hjemmeside.  
13. Bestyrelsesmøde
    • Qi indkalder til næste bestyrelsesmøde.

Tilstedeværende: Thomass, Qi, Ulla og Esben

Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde og godkendelse af referat:

• Ulla køber 6 stk. kantbeskyttere til vægge i stueniveau i blok 1,2 og 3 og får dem limet fast
• Ulla undersøger placering af (måske i top af dør i stedet for gulv som nu) og udgifter til nye dørstoppere nærmere
• 2 parkeringspladsnumre i P-kælder er faldet ned. Sættes op igen.
• Forslag: 1 dag om året kunne både rækkehuse og lejligheder (også lejere i blok 3) deltage i vedligehold af udearealer
• Alle cykler der ikke blev brugt i P-kælder er nu fjernet
• Vandpumpe til kloakker i P-kælder er udskiftet
• Udbedring af vandindtrængning gennem vægge i P-kælder er færdig med udgang af uge 2
• Qi er i gang med at finde en ny låsesmed i stedet for den eksisterende
• Der er kommet ny nøgleansvarlig i form af Lene Thrysø. Qi informerer Bonne og Deas om ny nøgleansvarlig og sender mail ud til alle beboere. Eksisterende nøglebestillingssystem på vores hjemmeside skal stadig benyttes
• Ulla indsamler elregninger fra administrationsselskab for at få ekstern assistance til at vurdere vores samlede elforbrug
• Qi har bestilt lokale i Bagsværd kirke til generalforsamling. Vi starter ud med generalforsamling for samejet (P-kælder) kl. 18.00 – 18.30 og fortsætter derefter med ordinær generalforsamling for ejerforeningen
• Turnusordning til svar på indkomne mails i vores ejerforeningsmailbox er som følger: Januar, Esben; Februar, Ulla; Marts, Qui; April, Ulla; Maj, fastlægges med ny bestyrelse
• Vi skal have gennemgået servicebogen for bygningerne og fordelt de serviceopgaver i bestyrelsen der skal tages action på i 2020
• Qi sender mail med login til platform med elektronisk vedligeholdelsesplan

Forberedelse til generalforsamling:

• Thomass har undersøgt med Adm. Danmark om han kan fortsætte som formand frem til den ordinære generalforsamling og det er der ikke noget til hinder for ift. vedtægterne. Dog skal der findes en ny formand, hvis vi skal underskrive officielle dokumenter. Bestyrelsen er enige om at Thomass fortsætter til generalforsamlingen.
• Få formalia på plads med hvordan vi disponerer i Thomass situation når han er på vej ud af bestyrelsen efter salg af sin lejlighed
• Adm. DK indkalder til generalforsamling
• Thomass ser på formandens beretning
• Qi får gruppemailadresseliste fra Adm. Danmark så denne altid er opdateret. Bestyrelsen skal fremadrettet bruge denne mailliste

Fremmødet: Ulla, Thomass, Qi 

• Referatet fra sidst møde er godkendt.
• Prisen på ekstra molokker er blevet sendt ud af Ulla, det vil blive stillet som forslag til den kommende generalforsamling (GF).
• Cyklerne fra oprydningen tilbage fra 15. sep vil nu blevet fjernet. 
• Udbedringen af fejl i kælderen, der mangler stadig nogle punkter som Thomass vil følge op på med Calum.
• Udbedringens resultater skal tjekkes igen Jan 2020.
• Gelænderet ved 161 er nu fikset.
• Ulla får SP til at opsætte metal beslag til beskyttelsen af væggene i alle tre opgange.
• Ulla får SP til at opsætte dørstopper der skal skrues ned i gulvet  (QH sender kontakt info til Ulla).
• Låsesmeden er sygemeldt, QH finder en anden leverandør.
• Thomass melder ud at vi skal bruge en nøgleansvarlige nu.
• Ulla skriver til energi konsulent igen for at få et overblik over vores el-forbrug.
• QH har haft det første møde med el-udvalget, og der arbejdes på flere fronter.
• Der bliver meldt ud at den næste GF bliver den 30 April 2020. 
• QH bestiller lokalet til GF, evt i Bagsværd kirke.
• Bestyrelsen godkender den elektroniske vedligeholdelsesplan lavet af Plan 1, og Admin DK skal revidere budgettet baseret på det.
• Bestyrelsen vil også tegne et abonnement hos Plan 1 for at løbende service og opdateringer vores planen.
• Der skal aftale et fast bestyrelsesmøde hvert Januar for at følge op og i igangsat aktiviteter i vedligeholdelsesplanen i det pågældende år. 
• Thomass sender et fælles mail ud som fortæller at vi mangler arbejdskraft i bestyrelsen. 
• Den gamle mail-list skal slettes, vi skal bruge den opdateret list fra Admin DK’s hjemmeside.
• Der er bestilt en ny vandpumpen i kælderen, da den ikke kan repareres.
• Der skal strøges mere sand i kælderen (QH).
• Vi skal genoprettet mail-ordningen blande bestyrelsesmedlemmer fra den Jan 2020, QH tager resten af året.

Til stede: Ulla, Qi, Thomass og Andreas 

Fra sidste gang 

• Modtaget drift- og vedligeholdelsesplan for solceller, one-time fee på 22.000 kr.  
• Mikael Grønfeldt vil gerne hjælpe os med at vedligeholde hjemmesiden 
• Qi har sat bestilling i gang af dør pumper 
• Der er indkaldt til møde i de to udvalg for elforbrug samt solceller 
• Thomass er stadig på sagen i forhold til ventilation i kælderen 

Referat fra mødet 

• Ulla fremsender skriv omkring molokker, asfalt på Bagsværd Hovedgade, udvidelse af Hillerød motorvejen, elforbrug i kælderen til resten af bestyrelsen. 
• Der skal indkaldes til arbejdsdag d. 15. september, evt. skal det tages i kombination sammen med Grundejerforeningen 
• Blok 3 har haft flere problemer med elevatoren, beboerne blokerer døren, hvilket gør at elevatoren går i stykker. Vi har derfor haft betydeligt højere omkostninger i blok 3 end i de andre blokke 
•  

• Andreas tager fat på ny administrator og beder dem om at ophænge seddel 
• HP Byg er i gang med fejl og mangel udbedring i forbindelse med 1 års gennemgangen 
• Der er stillet legeredskaber op, hvor vandet løber ud på græsplænen som er afvandingssted 
•  

• Det bliver sag mellem Ejerforeningen og Grundejerforeningen, Thomass undersøger hvilken beslutning der er blevet truffet 
• Der skal findes en ny nøgleansvarlig, der skal skrives ud om der kunne være nogen interesserede
• Qi skriver til SP for at bede om at sætte metal beslag op på væghjørne på opgangene. 
• Det er ikke længere forbud at luge vores område selv, hvis man har lyst, Qi skal skrive til GF for at bede dem om at melde det ud officielt 
• Qi skal bede Låsesmeden til at tjekke hængsler på hoveddøren i forbindelsen med installationen af el-dørpumper
• Gelænder foran 161 vil blive fikset snart

Kære alle beboere i Ejerforeningen Bagsværdlund.

Som I sikkert har bemærket, så gik arbejdsdagen rigtig fint. Opgangene fik en ordentlig overhaling med vand og sæbe, og spindelvæv, skrald m.m er fjernet i kælderen.

TAK!! til alle deltagere for en stor indsats

Der blev også fundet 10 cykler, som muligvis ikke er i brug mere, de var i alle fald ikke mærket med plast strips.

Cyklerne er nu fjernet, og opbevares i 8 uger før de helt fjernes.

Vi vil derfor bede dig om at være opmærksom på dette, HVIS du ikke nåede at sætte plast strips på en cykel, som du ønsker at beholde.

På arbejdsdagen blev det klart, at mange beboere var utilfredse med arealerne foran ejendommene, hvor ukrudtet vokser, og skæmmer helhedsindtrykket. Der var stemning for, at vi tager endnu en formiddag – denne gang med haveredskaber og affaldsposer til haveaffald.

Vi forventer at det bliver i start/ midt oktober, inden det bliver for koldt til udendørs aktiviteter, så hold øje med indkaldelsen til et par timers ”havearbejdsdag ”

Mvh Bestyrelsen

Kære Alle

Affaldssortering:

Fra maj måned 2019 er borgerne i villaer og rækkehuse begyndt at opsamle deres madaffald/bioaffald. Det er en ordning, som alle er med i. Etageejendomme begynder først at sortere madaffald fra begyndelsen af 2020.

Kommunen udleverer særlige plastikposer, hvori madaffald m.m skal opsamles.

Vi får stillet en særlig bio-beholder til rådighed. Beholderen tømmes hver 14. dag. Undtagen i sommermånederne, juni, juli og august, hvor den bliver tømt hver uge, for at forhindre lugtgener i varmen.

Jeg spurgte til fare for rotter. Forvaltningen svarede, at erfaringer fra andre kommuner var, at det at affaldet blev samlet i en særlig beholder ikke medførte øgede rottegener, frem for at bioaffaldet blive smidt samme med andet affald – forudsat korrekt håndteret i de udleverede plastposer.

Vedr. Molok til bioaffald.

Det danske firmaet Joka, som forhandler de finske Molokker, har beregnet, at vi skal have 2 Molokker af typen Classic 1,3 M3, som har en diameter på 90 cm og nedgraves i en dybde af 1,5 meter.

Som I kan se i de nedenstående links, så findes der ”låsetyper” hvis vi vil kontrollere, hvem der benytter dem. Selv tror jeg mere på løsningen med at få området indhegnet.

En Molok koster inkl. nedgravning 35.000kr plus moms = ca. 44.000kr, altså 88.000 kr. for begge.

https://www.molok.com/
https://www.molok.com/sv/molok-produkter/molokclassic https://resources.molok.com/hubfs/Henkil%C3%B6kuvat/web-molok-product-range-brochure.pdf

Bagsværd Hovedgade.

Vej og trafikforvaltningen forventer at udføre vejarbejdet på den sidste del af Hovedgaden ( vores del) i begyndelsen af 2020. Den blive udført som ”slalombane”, med vejbane der snor sig, og der vil blive mulighed for parkering på dele af strækningen.

Man har overvejelser om at flytte trafiklyset der står ud for blok 2 til en anden position, evt. nede ved skolerne / Granvej, men der er endnu ikke taget stilling til dette,

Asfaltbelægningen vil være det, som forvaltningen betegner som en god belægning, hvad det så end er? men der blive ikke tale om støjdæmpende asfalt, alene af den grund, at støjdæmpende asfalt ikke virker på hastigheder på 50-60 km, men først ved 90 km.

Parkering på Hovedgaden.

Man må gerne parkere på Hovedgaden, når blot man iagttager de almindelige P forbudt regler, så som før fodgængerovergang – ikke parkere, så man tvinger andre bilister til at køre over fuldt optrukne linjer osv,osv.

Hillerød Motorvejen.

Lige nu og frem til medio september arbejdes der ved broen over motorvejen ved Vadstrupvej. Dette fordi man er ved at udvide Vadstrupvej, så der bliver en bedre/ længere svingbane til motorvejen.

Vedr. selve motorvejen:
Vejdirektoratet oplyser, at det er korrekt, at man planlægger en udvidelse af Hillerød motorvejen fra Ring 3

til Ring 4, og altså ud for os. Det sker dog inden for de eksisterende. Planlægningen forventes færdig i år. Hvornår det så udføres ?? , det kan man ikke svare på lige nu.

Der er tale om en udvidelse fra 2 til 3 spor (på en enkelt del-strækning fra 3 til 4 spor) og stort set inden for eksisterende vejskæl og uden ændring af de eksisterende til- og frakørsler.

Med hensyn til asfalten på denne strækning af Hillerødmotorvejen sker der følgende ( for mig volapyk) -Fra Ring 3 til Skovdige-broen – altså ud for os – ligger i begge retninger 85 ABS fra 1991.

Her i 2019 udskiftes der i begge retninger 1 km fra lige syd for Vadstrupvej til Skovdige-broen. Der udlægges en mindre støjende 70 SMA. Han lovede mig, at DET vil jeg kunne mærke, da det vil dæmpe lyden med mindst 3db. Jeg fik dog det indtryk, at der findes en asfalt type, som dæmper endnu mere.

Fra Skovdige-broen til tilslutningsanlægget ved Værløse, dvs nord for os, ligger i nordgående retning 55 SMA SRS fra 2010, mens der i sydgående retning ligger 80 SMA fra 2012.

Som jeg forstår det, så ligger der en gammel støjende asfalt ud for os, og vi får en bedre støjdæmpende asfalt nu, men vi får ikke den bedste og mest støjdæmpende.

Opgaven med at få hjælp til at finde ud af hvorfor vi bruger uforholdsmæssigt meget strøm, sammenlignet med andre ejendomme, den er endnu ikke på plads.

Vh Ulla

Referat fra Bestyrelsesmøde afholdt 28 05 2019

Fjedrene til porten i P-kælderen skal skiftes

Det forventes, at fjedrene bliver skiftet i uge 2 (7.-11. januar 2019).

I forbindelse med udskiftningen vil det i en periode på  ca. 3-4 timer ikke være muligt at køre ind eller ud af P-kælderen.

Så snart vi kender dato og tid for udskiftningen, vil dette opslag blive opdateret.

Med venlig hilsen

Bestyrelsen

Springs for the gate in the parking-basement need to be replaced

It is expected, that the springs will be changed in week 2 (January 7.-11.)

During the work, it will not be possible to drive in or out of the parking-basement for a period of app. 3-4 hours.

As soon as we know the date and time of the replacement, this posting will be updated.

Yours sincerely

Bestyrelsen